Dokumen Dan Rekaman Wajib Dalam ISO

Dokumen dan rekaman wajib dalam ISO (International Organization for Standardization) adalah elemen penting yang memastikan sebuah organisasi mematuhi standar internasional untuk sistem manajemen tertentu, seperti ISO 9001 untuk manajemen kualitas, ISO 14001 untuk manajemen lingkungan, dan lain-lain. Berikut adalah ringkasan komprehensif terkait dokumen dan rekaman wajib dalam beberapa standar ISO populer:

A. ISO 9001:2015 (Manajemen Kualitas)

1. Dokumen Wajib

Ruang Lingkup Sistem Manajemen Kualitas (SMK): Menjelaskan cakupan SMK yang diterapkan.
Kebijakan Mutu: Pernyataan yang mencerminkan komitmen organisasi terhadap kualitas.
Tujuan Mutu: Sasaran yang dapat diukur terkait kualitas.
Prosedur yang Diperlukan: Prosedur untuk mengendalikan dokumen dan rekaman, audit internal, tindakan korektif, dan tindakan pencegahan.
Dokumentasi Tambahan: Dokumen tambahan yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memastikan efektifitas sistem manajemen.

2. Rekaman Wajib

Catatan Kalibrasi Alat: Rekaman tentang kalibrasi dan pemeliharaan alat.
Catatan Kompetensi Personil: Rekaman pelatihan dan kualifikasi karyawan.
Catatan Audit Internal: Bukti pelaksanaan audit internal dan hasilnya.
Catatan Tinjauan Manajemen: Rekaman hasil rapat tinjauan manajemen.
Catatan Non-Kesesuaian dan Tindakan Korektif: Rekaman tentang non-kesesuaian yang terjadi dan tindakan korektif yang diambil.

B. ISO 14001:2015 (Manajemen Lingkungan)

1. Dokumen Wajib

Ruang Lingkup Sistem Manajemen Lingkungan (SML): Definisi cakupan SML.
Kebijakan Lingkungan: Pernyataan komitmen terhadap pengelolaan lingkungan.
Aspek Lingkungan dan Dampaknya: Dokumentasi tentang aspek lingkungan dan dampaknya.
Tujuan, Sasaran, dan Program Lingkungan: Dokumentasi tentang tujuan dan sasaran lingkungan beserta program untuk mencapainya.
Prosedur Pengendalian Dokumen: Prosedur untuk mengendalikan dokumen SML.

2. Rekaman Wajib

Catatan Pemantauan dan Pengukuran: Rekaman hasil pemantauan dan pengukuran kinerja lingkungan.
Catatan Non-Kesesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan: Rekaman tindakan yang diambil terkait non-kesesuaian lingkungan.
Catatan Pelatihan dan Kesadaran: Rekaman pelatihan dan kesadaran karyawan terkait lingkungan.
Catatan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen: Bukti pelaksanaan audit internal dan tinjauan manajemen SML.

C. ISO 45001:2018 (Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja)

1. Dokumen Wajib

Ruang Lingkup Sistem Manajemen K3: Cakupan SMK3 yang diterapkan.
Kebijakan K3: Komitmen organisasi terhadap kesehatan dan keselamatan kerja.
Penilaian Risiko dan Peluang: Dokumentasi tentang identifikasi risiko dan peluang terkait K3.
Tujuan dan Program K3: Sasaran terkait K3 dan program untuk mencapainya.
Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman: Prosedur yang mengatur pengelolaan dokumen dan rekaman K3.

2. Rekaman Wajib

Catatan Insiden dan Kecelakaan: Rekaman kejadian insiden dan kecelakaan di tempat kerja.
Catatan Tindakan Korektif dan Pencegahan: Bukti tindakan yang diambil untuk mengatasi insiden K3.
Catatan Pelatihan dan Kompetensi Karyawan: Rekaman pelatihan K3 yang diikuti karyawan.
Catatan Pemantauan dan Pengukuran K3: Rekaman hasil pemantauan kinerja K3.
Catatan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen: Bukti pelaksanaan audit internal dan hasil tinjauan manajemen terkait K3.

Dalam semua standar ISO, dokumen dan rekaman wajib berfungsi sebagai alat untuk memastikan kepatuhan, konsistensi, dan peningkatan berkelanjutan dari sistem manajemen yang diterapkan. Organisasi perlu memastikan bahwa mereka tidak hanya membuat dan menyimpan dokumen dan rekaman yang diwajibkan, tetapi juga menggunakannya secara efektif untuk mengelola dan meningkatkan proses mereka.